スムーズな対応を心がけ
お客様のもとに確実に商品を
お届けする

一般職

営業サポート
の仕事

R.A.

東京支店　営業2課

2023年入社／
家政学部　卒
新卒入社

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人と仕事
一般職／営業サポートの仕事

限られた時間で最高の成果を

お客様からご発注の連絡をいただき、その内容に沿って、納期通り確実に商品を届けることが営業事務のミッションです。私が所属する東京支店営業2課は、主に大手ハウスメーカーが手がける建設現場において、資材を卸す商社や代理店、ホームセンターなどをお客様としています。私は4名の営業担当者をサポートしており、1人あたり約20社、計80社ほどから届く発注書を日々処理しています。

お客様からは基本的にFAXで注文が届きます。FAXの内容は電子化され、パソコン上で発注書の内容を確認しながら、納入日や到着時間、商品数量などをシステムに入力して、工場や配送センターへ出荷依頼を行います。商品を運ぶトラックを手配するのも私たちの仕事です。手配が完了したあとも、当日は予期せぬ変更やトラブルが起こることが少なくありません。納入先の約8割は建設現場であるため、少しのミスが工期の遅れに直結します。お客様や業者の方々と連携し、納品が滞りなく行われるように調整を図ります。

限られた時間のなかで最適な段取りを組み、無事に納品が完了できたときは、大きな達成感を覚えます。以前、通常なら2週間程度かかる発注内容について、「どうしても3日後に届けてほしい」と相談されたことがありました。大型の注文であり、営業担当者としては絶対に受注したい案件でした。そこで営業担当者の力を借りながら、せっこうボードをカットする工場に協力を仰いだり、1日中電話をかけ続けて対応可能な荷揚げ業者をあたったりなど必要な段取りを整えて、無事3日後に納品することができました。自分の仕事が売上に貢献できていると思うと嬉しく、この仕事のやりがいを感じます。

経験を積み、「引き出し」を増やす

入社当時は商品ラインナップや専門用語を覚えることに必死で、誤った発注でお客様にご迷惑をおかけしてしまうこともありました。納品に誤りがあれば、直接のお客様だけでなく、現場全体に影響が出るのだと知ったのもこの頃です。ありがたいことに、営業2課は気軽に質問ができる空気が醸成されており、ささいな疑問も親身になって聞いてくれました。特にOJTを担当した先輩には、「なぜこれをやる必要があるのか」と背景や理由も併せて説明していただいたので、アドバイスへの理解が深まりました。

先輩方からいただいた知識やアドバイスは、その日のうちに必ずメモにまとめています。手書きのメモだけでなく、システム画面のスクリーンショットを印刷して、操作手順を書き込んだものもあります。メモは項目ごとに分類し、業務で不明点があるたびに見返して、知識の定着を図っています。

入社3年目の今は、コミュニケーションが一番の課題です。急なトラブルが起きたときなどは、焦りから言葉がうまく出てこないことがあります。何が起きているのかを瞬時に判断して、冷静にベストな解決策を提案するには、取り得る選択肢の「引き出し」を多く身につけることが大切です。日々の業務を通じて経験を積むのと同時に、お客様や業者の方々との関係性を築き、「この人に対応してもらうとスムーズに現場が収まる」と頼られるような存在になれたらと思います。

入社5年目を迎えるころには、OJTでお世話になった先輩方のように、後輩を指導できる立場になれたらと考えています。自分が教わってきたことを伝え、困ったことがあればすぐに手を差し伸べられる環境を整えておきたいです。

何気ないひと言が大きな力に

営業事務は基本的に、お客様と直接お会いすることはありません。直接顔を合わせたことのないお客様とやり取りを続けていくため、新人時代は「本当にこの対応でお客様に満足いただけているのだろうか」と不安を抱えていました。顔が見えないからこそ、相手の意図や期待にきちんと応えられているか、自信が持てなかったのです。

入社から1年が過ぎたある日、営業担当から「お客様が『いつも助かっています』と言っていたよ」と声をかけられました。お客様から直接いただいた言葉ではありませんが、自分の対応が間違いでは無かったことにホッとしたことを覚えています。自分の仕事が誰かの役に立っていることを実感し、「もっとお客様の力になれるように頑張ろう」という気持ちが強まりました。何気ないひと言が大きな活力になることを学んだ、私にとって忘れられない出来事です。