当社の営業が担当しているお客様からご発注の連絡をもらい、その内容に沿って納期通り、確実に商品を届けることが営業事務の仕事になります。私の所属している営業２課は、主に大手ハウスメーカーが手がける建設現場に対し、資材を卸す商社や代理店、ホームセンターなどがお客様です。私は複数の営業とペアを組み、合わせて20社ほどのお客様を担当しています。納入先としては建設現場が8割、お客様が持つ工場や倉庫が2割程度になります。お客様からFAXや電話で届いた注文を、在庫を確認しながら納入日や到着時間、商品数量などをPCで入力し、工場や配送センターへ出荷依頼をします。納期通りに商品を届けられるよう、裏方で会社を支える役割を担っています。

入社して間もない頃、慣れない業務に追われて手配ミスをしてしまったことがありました。建設現場は工事の工程がきっちりと決まっており、数時間の配送遅れでも作業がストップしてしまいます。何よりも時間を守って納品することを重視されるのが、この仕事の特徴です。期限を必ず守り納期通り届けるためには、お客様のみならず、資材の納入を行う配送会社の方とも密なコミュニケーションが求められます。1日あたり10現場以上、せっこうボードの配送手配をしますので、常に何かしらの作業を進めていかなければならず、簡単な仕事ではありません。それでも街中で、自分が納品の手配を行った建設現場を見たりすると、家づくりに携わった実感がわき、やりがいを感じます。

営業事務は基本的に、お客様と直接お会いすることはありません。コミュニケーションも電話かFAXが中心です。したがって電話対応においては、見えない相手に対して、いかにわかりやすく話を伝えられるかが求められます。要件を先に話すことや、難しい言いまわしを避けることなどを意識しています。初めのうちは、お客様にうまく要件を伝えることができず苦労しましたが、先輩社員の様子を見て真似するなどして、自分のスキルとして身につけていきました。どのような順序で話せば理解してもらえるか、どのような口調で話せば信頼してもらえるかなど、電話対応一つでも様々な工夫ができます。

また、仕事を進めていく中での疑問点や重要だと感じた点は、その都度確認を行うようにしています。入社してから日が浅いこともあり、経験したことのない仕事や案件も多々あります。わからないことはそのままにせず、先輩や営業担当に確認を取ることで、トラブルを未然に防ぐよう心がけています。最近は少しずつではありますが、問題を解決するための引き出しも増えてきたように感じています。

ただその一方で課題もあります。お客様からの急な手配の依頼など、予期せぬ業務が発生したとき、冷静さを欠いてミスを起こしてしまいがちです。配送会社の方と連携を図り、慌てずに対処できるようにならなければなりません。誤配送が起こらぬよう、入力したPC画面を入念にチェックし、データも必ず残すように心がけています。

お客様とお会いする機会はないものの、ミスのない手配を日々続けることで信頼関係を築くことができます。「この人に仕事を頼みたい」。お客様からそう言っていただける社員になることが、私の目標です。

入社して半年が経った頃、ご発注いただいた商品の手配漏れがあり、お客様に大変なご迷惑をかけてしまったことがありました。普段はお客様に会うことはないものの、この時ばかりは大きいミスだったこともあり、営業担当とともにお客様のもとへ謝罪に向かいました。電話でのやり取りしかしたことがなく、「どんな方だろう。きっと怒っているだろうな……」と意気消沈しながらお客様と初めての顔合わせでした。すると予想に反し、「今回はミスがあったけど、いつも助かっている。ありがとう。これからもよろしく」とおっしゃっていただけました。その時の驚きと喜びは忘れることができません。誤手配をしてしまったものの、日頃の対応は間違っていなかったと自信になりました。